Nezapomínejte na předmět!

U každé emailové zprávy je vhodné vyplnit její předmět - takovým způsobem, aby se příjemce dokázal správně rozhodnout zda má smysl zprávu vůbec otevřít či nikoli.

Pokud bychom si zprávy elektronické pošty připodobnili ke klasickým papírovým dopisům v obálkách, existoval by mezi nimi jeden významný rozdíl. Emaily mají tzv. předmět, zatímco papírové dopisy nikoli. Kdyby papírové dopisy měly předmět, byl by to nápis na obálce, který by říkal co se nachází uvnitř této obálky. Sloužil by příjemci jako podklad k rozhodnutí, zda má obálku otevřít nebo nikoli.

Pravdou je, že u papírových obálek s dopisy takovýto "předmět" není až tak důležitý - příjemce většinou pozná z jiných vlastností obálky, případně z adresy odesilatele, o co se jedná a zda má smysl obálku otevřít. A pokud ne, pak nebývá tak velkým problémem obálku přeci jen otevřít - pokud jich právě nemáte před sebou desítky či dokonce stovky.

V případě emailů však může být situace podstatně odlišná. Zde je docela dobře možné, že jich skutečně máte před sebou desítky či stovky nových (či starších) mailů, a nevíte zda má smysl se do nich podívat nebo nikoli. Podle čeho se ale budete orientovat? Nejspíše podle adresy odesilatele, a pak také podle předmětu zprávy!

Právě předmět je totiž tím, co příjemce vidí z každé zprávy místo jejího obsahu, v situaci kdy mu jeho poštovní program nabízí přehled všech zpráv které jsou někde k dispozici (ve složce s doručenou poštou, či v jiné složce). Například když vám přijde 50 nových zpráv, poštovní program je umístí do složky "doručená pošta", a pak vám nabídne jejich přehled - o každé zprávě vám vždy na jedné řádce napíše její předmět, od koho pochází, kdy byla odeslána, případně její velikost a eventuelně i další údaje, které se mu na jednu řádku vejdou. Především adresa odesilatele a předmět zprávy však jsou hlavním vodítkem pro příjemce při jeho rozhodování o tom, zda konkrétní zprávu otevřít (nechat si zobrazit její obsah), nebo nikoli. Pokud jej předmět zprávy (spolu s adresou odesilatele) nepřesvědčí o potřebě zobrazit si celou zprávu, je klidně možné, že se k němu obsah vašeho sdělení vůbec nedostane. A čím více zpráv příjemce dostává, tím větší motivaci potřebuje k tomu, aby si právě tu vaši zprávu vybral a skutečně přečetl!

Co z toho ale vyplývá pro autory, kteří píší nové zprávy k odeslání? Určitě to, že by neměli zapomínat předmět vyplnit!

Není ovšem předmět jako předmět. Schválně, když jako předmět uvedete něco jako "zpráva" či "dopis", jakou to má vypovídací hodnotu? Co to přinese příjemci pro jeho rozhodnutí o tom zda zprávu otevřít či nikoli? Nic. Jako kdyby takovýto předmět ani vyplněn nebyl.

Podobně třeba předměty ve stylu "od Jana Nováka" (pokud je odesilatelem Jan Novák). I takovýto předmět má nulovou vypovídací hodnotu, protože jen duplikuje to co si příjemce stejně přečte z adresy odesilatele (snad kromě případu kdy z emailové adresy a jejího zápisu není patrná identita odesilatele).

Jak by tedy měl vypadat správně vyplněný předmět emailové zprávy? Bohužel na to neexistuje žádný jednoznačný návod. Nejlepší je asi řídit se zdravým rozumem a pamatovat na to, k čemu předmět slouží a kdy a jak se zobrazuje - že v situaci, kdy poštovní program má na zobrazení informace o každé zprávě jen jednu řádku, je právě předmět základním vodítkem pro příjemce, aby usoudil co se zprávou podniknout dál. Takže třeba předměty jako:

Zápis ze včerejší porady u šéfa
Pozvánka na tiskovou konferenci 15.10.2001
Úkoly na zítřek 

a podobné mohou mít svou logiku. Samozřejmě ještě v závislosti na kontextu, v jakém bude příjemce tyto zprávy přijímat. Z předmětu jako "zápis ze včerejší porady" někdo okamžitě pozná, o co se jedná (ještě v kombinaci s odesilatelem), zatímco někomu jinému to nemusí říkat vůbec nic.

Takže znovu: řiďte se vlastním zdravým rozumem, a určitě nezapomínejte předmět vyplnit!

---