Podepisujte své maily!
Každá emailová zpráva má svého konkrétního autora. Ten může mít v určitých situacích zájem na tom, aby jeho identita nebyla z přijaté zprávy patrná, ale v drtivé většině případů je tomu přesně naopak - autor zprávy se nechce skrývat, ale naopak má zájem na tom, aby příjemce snadno a bezpečně určil, od koho zpráva pochází. Podle čeho to ale příjemce zprávy pozná?Prvním vodítkem jsou údaje v hlavičce zprávy. V té je totiž obsažena emailová adresa autora, často i s jeho plným jménem (což je šikovné zvláště tehdy, když samotná emailová adresa je dosti kryptická a nejde z ní mnoho poznat, jako např. z adresy xjn0123@firma.cz).
Identifikace autora z hlavičky zprávy může v mnoha situacích plně postačovat - například tehdy, pokud spolu komunikují lidé, kteří se jinak dobře znají a tudíž si již nepotřebují nic více sdělovat o své identitě. Co ale dělat v případě, kdy tato situace nenastává? Co když píšete někomu poprvé, nebo teprve "poněkolikáté", případně posíláte svou zprávu do nějaké konference či jiného fóra, kde ani předem nevíte, kdo všechno vaši zprávu dostane?
V takovémto případě je vhodné, když autor napíše něco o své identitě na závěr celé zprávy, například:
Jan Novak reditel firma X.Y. tel.: 02/12345678, fax: 02/87654321 http://www.firmaXY.cz
Jde vlastně o určitou formu podpisu, který má dokonce elektronickou podobu, ale nemá nic společného s elektronickým podpisem ve smyslu zákona o el. podpisu (zákona č. 227/2000 Sb.), přesněji s tzv. "zaručeným elektronickým podpisem", který je v tomto zákoně definován (kterému se budeme věnovat v samostatném pokračování tohoto seriálu). Zde totiž jde čistě o informativní záležitost, která neposkytuje žádné zajištění či zabezpečení a nelze se o ni jakkoli "opřít" - například v situaci, kdy příjemce má pochybnosti o autorovi a potřeboval by se ujistit, zda se za něj nevydává někdo jiný.
I přesto však má takovýto "čistě informativní textový podpis" (nikoli "zaručený elektronický podpis" ve smyslu zákona) svůj význam a své opodstatnění. Dokonce na něj pamatují i klientské poštovní programy, které umožňují svému uživateli dopředu si nadefinovat takovýto podpis, a pak jej dokáží automaticky připojit za každou zprávu. Některé komfortnější programy dokonce uživateli nabízí možnost dopředu si nadefinovat několik různých podpisů a pak mezi nimi volit podle toho, komu je vytvářená zpráva určena.
Jak by ale měl takový "informativní textový" podpis na konci zprávy vypadat? I zde je principiální rozdíl oproti "elektrickému podpisu" ve smyslu zákona, u kterého je přesně dáno z čeho a jak vzniká, jaké má mít náležitosti atd. U "informativního textového" podpisu žádný předpis neexistuje, jen určitá doporučení daná pravidly slušného chování v Internetu.
Tato pravidla nejčastěji říkají, že podpis by neměl být příliš dlouhý - obvykle se uvádí do 5 řádek. Dále je dobrým zvykem, aby nebyl příliš "sebechvástající se", tj., neobsahoval příliš okatou a neskrývanou reklamu autora, jeho zaměstnavatele apod. To souvisí s celkovou atmosférou v Internetu, který si sice již přivyknul reklamám, ale mnoho uživatelů stále ještě má k on-line reklamám značnou averzi. Účinnější je spíše smysluplný obsah zprávy, ze kterého příjemce pozná že odesilatel "ví o co jde" - a pak stačí v podpisu jen stručně uvést základní kontaktní údaje, jako jméno firmy, adresu pro listovní poštu, případně telefonní a faxové číslo. Emailovou adresu zde nemá smysl uvádět (ta je obsažena již v hlavičce zprávy), kromě případů kdy jde o oficiální emailovou adresu firmy, odlišnou od adresy ze které autor právě píše. Časté a vhodné je uvedení adresy WWW stránek (autora zprávy, resp. jeho zaměstnavatele). Pro mnoho uživatelů Internetu je typické, že do svých podpisů vkládají různé citáty, vtipné poznámky, žerty, či dokonce celé obrázky sestavené ze znaků (tzv. ASCII art).