Jak psát odpovědi?

Jednou z nejzákladnějších funkcí každého klientského poštovního programu je příprava odpovědi na přijatou zprávu. V okamžiku, kdy se uživatel rozhodne na nějakou konkrétní zprávu odpovědět, se jeho klientský program snaží udělat za něj co možná nejvíce rutinních činností. Kromě předvyplnění adres, tak aby odpověď šla skutečně původnímu odesilateli (a event. i všem příjemcům původní zprávy, viz předchozí díly tohoto seriálu), sestaví klient také předmět nové zprávy - zde typicky použije předmět původní zprávy, před který vloží prefix "Re: ". Ten pak příjemcům signalizuje, že jde o odpověď na předchozí zprávu s původním předmětem.

Kromě těchto základních funkcí však většina klientských programů dokáže ještě více - ovšem pouze tehdy, pokud si to uživatel přeje, neboli pokud si příslušnou činnost explicitně zvolí (či explicitně nezakáže) v nastavení svého klientského poštovního programu. Některé programy například dokáží vložit do těla odpovědi, bezprostředně na její začátek, větičku ve stylu:

Dne 22. srpna 2001 ve 12:00 Jan Novák napsal:

přičemž příslušné údaje (datum původní zprávy, jméno jejího autora atd.) si program zjistí sám, z příslušné zprávy na kterou se odpovídá. Mnohé programy také umožňují to, aby si jejich uživatel sám zvolil formát i obsah této větičky. Smyslem této úvodní věty je připomenout příjemci, čeho se odpověď týká a zejména ze kterého data je původní zpráva, na kterou odpověď reaguje.

Dalším velmi užitečným úkonem je vložení textu původní zprávy do připravované odpovědi. Zde je cílem to, aby autor odpovědi mohl co nejpohodlněji a nejjednodušším způsobem reagovat na konkrétní pasáže v původní zprávě - aby například nemusel opisovat či jinak připomínat původní otázku a rovnou na ni mohl odpovědět, ve stylu:

>pujdes dnes na pivo?
Ukecal jsi me ….

Doslova klíčové je zde ale to, aby příjemce vždy dokázal správně rozlišit, co je vloženým textem původní zprávy a co je samotnou odpovědí. Potřebné odlišení lze zajistit mnoha různými způsoby, nejčastější konvence je ale taková, že jednotlivé řádky původního textu jsou uvozeny znakem ">" (tzv. většítkem, resp. pravou špičatou závorkou). Ten je přitom vkládán do textu automaticky, již samotným poštovním programem, ve chvíli, kdy on vkládá do těla odpovědi text původní zprávy.

Dalším důležitým aspektem je zde zachování přehlednosti. Poštovní program totiž nedokáže sám posoudit, které části původní zprávy jsou relevantní a které případně nikoli, a tak raději vkládá do odpovědi celý text původní zprávy. Je proto na člověku (autorovi odpovědi), aby zvážil které pasáže původní zprávy stojí za citaci a které nikoli. Podle tohoto svého uvážení pak autor odpovědi některé vložené části původní zprávy ponechá (a nejspíše na ně nějak zareaguje, tj. připíše k nim svou reakci), zatímco ostatní pasáže jednoduše smaže.

Kritériem, které by mělo být hlavním vodítkem pro autora odpovědi při mazání vloženého textu, je určitě srozumitelnost a přehlednost. Zbytečné části textu pouze zabírají místo, rozptylují pozornost příjemce a znesnadňují mu orientaci v celé odpovědi. Na druhé straně absence textu, který by určoval na co konkrétně autor reaguje, může být stejně matoucí. Proto je třeba ponechat právě a pouze to, co je podstatně, důležité, relevantní atd. Že to není jednoduché určit? Jistě, kdyby bylo, tak by to mohl dělat poštovní program sám, takto to zbývá na člověka ….

Poměrně častým nešvarem elektronické korespondence bývá to, že lidé vůbec nemažou žádné části původní zprávy, kterou jejich poštovní program sám vkládá do odpovědi. Pokud to takto dělají dva uživatelé "proti sobě" a trvale, což se bohužel děje dosti často, objem jejich zpráv rychle narůstá, protože se v něm hromadí celá jejich vzájemná korespondence. Má to sice i určité pozitivní efekty, třeba ten že v jedné zprávě najdou celou historii svého dialogu a nemusí se vracet ke starším zprávám. Na druhou stranu to samotné zprávy znepřehledňuje, a hlavně to představuje plýtvání kapacitami, mj. i přenosovými kapacitami. Pro někoho, kdo je připojen pevnou linkou s paušální tarifikací, to nemusí být až tak bolestivé, ale naopak pro někoho, kdo je připojen komutovaně (tzv. dial-upem) a platí za každou minutu svého připojení, to může být doslovné vyhazování peněz z okna.