Workflow
Není nad to, když věci mají svůj systém a řád, a lidé jej také skutečně dodržují. To by jistě mělo platit ve všech lidských kolektivech, bez ohledu na jejich velikost a určení. Že tomu tak v praxi mnohdy nebývá, je ale otázka jiná.
Nicméně: mohou i v této oblasti počítače nějak pomoci? Mohou lidem pomoci s praktickým naplňováním pravidel a zásad, zavedených v rámci určité organizace pro její vlastní fungování - například pro předepsaný oběh písemností, pro postup vyřizování nejrůznějších agend, pro postup přijímání a schvalování různých rozhodnutí, způsob šíření informací a jejich dalšího zpracovnání, pro dohodnutý postup práce na určitém projektu, zakázce apod.? Dokáží například sledovat, kde se právě nachází nějaký dokument či spis, a tím ušetřit jeho mnohdy chaotické hledání? Nebo dokonce převzít na svá bedra odpovědnost za to, že se konkrétní dokument dostane ve správný čas do rukou správného člověka, a ve správný čas je zase opustí a vydá se na svou další pouť jistě dokonale fungujícím soukolím Úřadu, veden svým osudem a platným spisovým řádem dané organizace? A také mj. kontrolovat, zda zásahy všemocných pánů úředníků jsou skutečně jen takové, k jakým jsou oprávněni? Dokáží počítače vést evidenci všech průběžných změn zpracovávaných spisů, žádostí i ponížených proseb, hlídat vzájemnou konzistenci těchto změn apod.? Dokáží nejen hlídat, ale i podílet se na praktickém naplňování pracovních postupů, které si lidé ve svých kolektivech sami stanovili?
Ačkoli to zní doslova jako byrokratická fikce, pravdou je, že i zde počítače dokáží významnou měrou pomoci. Příslušný software, který potřebám výše naznačeného charakteru vychází vstříc, je jistě možné považovat za jednu z variant toho, co se shrnuje pod společné označení „groupware" (viz CW 46/94). Pokud bychom jej chtěli označit přesněji, a odlišit například od prostředků pro skupinové plánování, od prostředků pro sdílení nejrůznějších zdrojů, prostředků pro vzájemnou komunikaci a další dílčí kategorie prostředků a nástrojů „groupwaru", byl by zřejmě na místě termín workflow - v doslovném překladu „tok práce".
Prostředky kategorie workflow jsou často zužovány jen na oblast práce s dokumenty, na manipulaci s nimi a na to, co se v oblasti naší státní i veřejné správy označuje jako „spisová služba". Tedy na počítačem podporovanou distribuci spisů podle předem stanovených pravidel a rozdělovníků, a na podporu takového jejich zpracovní, které je plně v intencích způsobu fungování příslušné organizace či kolektivu. Takovéto zužování však není zcela korektní, protože za nástroje kategorie „workflow" bychom zřejmě měli považovat všechny prostředky, které nějakým způsobem podporují zavedené pracovní postupy, dbají na jejich dodržování, a podle možností i některé jejich části přebírají na svá bedra.