Poštovní schránky - pro každého, nebo jen pro někoho, a za kolik?
Další důležitou částí každé Internetové strategie je rozvaha o poštovních schránkách. U větších firem není co řešit - každý uživatel bude mít svůj emailový účet, a jemu odpovídající schránku. Ale jak to řešit v případě malých a středních firem, které se snaží optimalizovat své náklady?
Začněme nejprve malým uvedením do problému: pokud si někdo pořídí komutované připojení k Internetu, pak v jeho ceně je obvykle zahrnut i jeden emailový účet - tedy jedna poštovní adresa, a jedna poštovní schránka, typicky s kapacitou omezenou na 1 MB (a s adresou odpovídající variantě 1 z článku o doménách). Pokud si takovéto připojení pořídil jednotlivec či "jednomužná" firma, je to zřejmě postačující. Pokud ale jde o malou firmu s několika zaměstnanci, kteří chtějí elektronickou poštu používat, jediný účet již nepostačuje. Je sice možné jeden emailový účet sdílet více lidmi, takovým způsobem že adresa zůstane stále jediná, ale někde na začátku zprávy se vždy uvede komu fakticky patří. To je ale skutečně nouzové řešení, které dnes už vůbec není nutné.
Malá firma, která vlastní fungující připojení k Internetu (jakékoli, třeba i komutované, třeba jen z jednoho počítače), si dnes může pořídit prakticky libovolný počet poštovních schránek a účtů, a to zcela zadarmo. Existují totiž takové služby, které nabízí komukoli, že si u nich může zdarma pořídit jednu nebo více poštovních schránek, a tu pak používat. Podmínkou (i když nikoli nutnou) je schopnost používat službu WWW - se zmíněnými schránkami zdarma se totiž typicky pracuje prostřednictvím služby WWW, neboli prostřednictvím obvyklých WWW browserů - nové zprávy uživatel vytváří vyplňováním předem připravených formulářů, a analogicky probíhá i čtení. V tuzemsku dnes existují dvě význačné služby, které "emailové schránky zdarma" nabízí: služba POST.CZ (http://www.post.cz) a ATC Organizer (http://email.cz). Příkladem adresy, kterou si lze u takovéto služby zajistit, je adresa Jiri.Peterka@post.cz (v zásadě <cokoli>@post.cz).
V zahraničí pak existují ještě další služby tohoto typu - jejich evidenci lze nalézt například na serveru GRATIS (http://gratis.pinknet.cz), který se již podle svého názvu problematikou služeb poskytovaných zadarmo systematicky zabývá.
Za všechno se něčím platí
V životě ovšem nebývá nic skutečně zadarmo, a tak i u elektronických schránek poskytovaných zdarma je na místě se ptát, proč někdo něco takového nabízí. Samozřejmě to není z čisté filantropie, služby tohoto typu jsou "živy" z reklamy, kterou vkládají na WWW stránky, skrz které uživatelé se svou poštou pracují. To je ostatně i důvod, proč většina služeb tohoto typu nepodporuje protokol POP3 a možnost "stáhnout si" svou poštu na svůj počítač a zde ji zpracovávat lokálně (tím by totiž byla odstraněna "životodárná" reklama). Výjimkou je služba ATC Organizer, která stahování pošty pomocí protokolu POP3 podporuje.
Další nevýhodou, se kterou je nutné počítat u poštovních schránek poskytovaných zdarma, je jejich negarantovaný charakter. V zásadě zde uživatel "přenechává" svou poštu někomu jinému, nemá ji u sebe a "pod vlastním palcem", ale naopak ji svěřuje do péče někomu, kdo mu nedává žádné garance (například z pohledu archivace, možných výpadků, ztrát apod.). I s tím je třeba počítat.
Potřebujete více schránek? Připlaťte si!
Dalším možným způsoben, jak zvýšit počet poštovních schránek a s nimi spojených emailových účtů, je nechat si je zřídit u Internetového providera. To opět nabízí snad každý provider, ale typicky jako placenou službu - protože sám s tím má spojené nějaké náklady, hlavně spotřebu diskového prostoru. Na druhé straně tato placená možnost skýtá pro uživatele více záruk, než neplacené poskytování schránek zdarma.
Optimální řešení - schránky ve vlastní režii
Používání poštovních schránek, nacházejících se u Internetového providera (či u toho, kdo schránky nabízí zdarma), nebude nikdy optimálním řešením - jednak z toho důvodu, že nebude plně v moci uživatelské firmy (ale bude hodně záviset na fungování jiného subjektu), ale také proto, že firma nebude mít plnou volnost při zřizování nových schránek a účtů podle toho, co bude považovat za vhodné.
Optimální situace je taková, když si příslušná firma sama a výlučně ve své režii rozhoduje o tom, jaké budou existovat poštovní schránky a účty v její doméně, a komu budou patřit. To je ale možné jen tehdy, když si firma provozuje svůj vlastní poštovní úřad (přesněji: poštovní server). Ani to však nemusí být nijak nákladnou a organizačně náročnou záležitostí, a není to ani vázáno na existenci trvalého připojení k Internetu. Snad jedinou formální podmínkou je existence vlastní domény (lépe 2. úrovně, ale může být i 3. či vyšší úrovně), tj. situace odpovídající 2 . nebo 3. variantě uvažované v předchozím článku - s existencí vlastní domény firmy ABC totiž může být spojena "globální" informace o tom, že veškerá pošta určená pro uživatele v této doméně (neboli z firmy ABC) má být doručována na takový a takový poštovní server. Ten již bude provozován firmou ABC, která si tak bude sama rozhodovat o tom, komu zřídí poštovní schránku, kolik jich bude atd.